Pengelolaan Akun Email Institusi
di Lingkungan IKIP Siliwangi
Pemanfaatan komunikasi elektronik menjadi suatu aspek fundamental dalam era digital saat ini. Selain sebagai sarana pertukaran pesan dan korespondensi, email juga berfungsi sebagai bentuk identitas unik. Identitas digital melalui email merupakan hal yang esensial bagi setiap warga digital. Peran email tidak hanya sebagai representasi institusi, tetapi juga mencakup setiap individu yang masih memiliki keterkaitan dengan lembaga tersebut.
Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi (IKIP Siliwangi), sebagai salah satu perguruan tinggi di Indonesia, merasa perlu menyediakan layanan komunikasi elektronik, dalam hal ini akun institusi, untuk semua unit dan personal yang terafiliasi dengan IKIP Siliwangi. Kerjasama dalam pengelolaan akun institusi IKIP Siliwangi dilakukan dengan lembaga yang telah memiliki reputasi internasional, dengan harapan memberikan layanan yang optimal kepada semua unit dan anggota komunitas IKIP Siliwangi.
Dokumen panduan penggunaan akun institusi ini disusun untuk memastikan pelayanan akun institusi dilaksanakan dengan tepat sasaran, proporsional, dan bertanggung jawab. Selain mengatur dan memberikan saran penggunaan akun institusi dengan aman dan bijaksana, panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam memastikan bahwa akun institusi digunakan secara maksimal untuk mendukung tujuan institut, yaitu menjadi lembaga perguruan tinggi yang menjadi pelopor dan unggul.
Kepala Bagian Pengembangan IT IKIP SiliwangiRestu Bias Primandhika, S.S., M.Pd.NIDN. 0424109301
IKIP Siliwangi dan Google Workspace
Sejak 2019, IKIP Siliwangi telah terkoneksi dengan layanan G-Suite for Education atau yang sekarang dikenal sebagai Google Workspace for Education. Kebijakan pada seluruh layanan Google Workspace yang perlu diikuti dalam penggunaan email institusi adalah pembatasan storage yang awalnya tidak terbatas (unlimited) menjadi terbatas (limited). Maka dari itu, bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi menyarankan penggunaan email institusi @ikipsiliwangi.ac.id atau @student.ikipsiliwangi.ac.id untuk memerhatikan hal-hal berikut:
Pembatasan penggunaan storage (akumulasi Gmail, Google Drive dan Google Photo) pada akun institusi mahasiswa maupun dosen.
Penyesuaian storage yang digunakannya agar tidak melebihi batas maksimal yang diperkenankan. Akan diberlakukan pembekuan pada akun yang storage-nya melebihi kapasitas yang diperkenankan, sehingga tidak dapat menerima email dan menambahkan atau membuat file baru.
Penggunaan email dan drive secara aktif dan wajar, tidak mengunggah berkas/file yang melanggar secara norma dan hak cipta.
Penggunaan pasif lebih dari 1 tahun akan dinon-aktifkan (suspended) kemudian jika tidak segera diaktifkan kembali dalam jangka waktu 1 tahun, akan dihapus permanen.
Memahami rincian pedoman penggunaan secara lebih lengkap pada dokumen ini.
Secara berkala Bagian Pengembangan IT menghimbau kepada seluruh pengguna akun institusi/sivitas akademika untuk melakukan pengelolaan email melalui langkah-langkah berikut:
Melakukan back-up file ke perangkat pribadi (hardisk) dari data-data yang disimpan di email, drive, dan google photos
Menghindari penyimpanan file-file berukuran besar dalam drive
Tidak menyimpan file video dan foto dalam jumlah banyak pada drive terutama file yang memiliki hak cipta terbatas. Sebaiknya simpan foto dalam Google Photos, atau simpan video pada Youtube
Mengecek kembali penggunaan penyimpanan pada masing-masing drive yang dimiliki memalui tautan drive.google.com/setting/storage (silakan login dengan akun institusi masing-masing)
Mengupayakan menyimpan file-file di media penyimpanan secara wajar dan tidak berlebihan
Pengguna Akun Institusi
1Seluruh sivitas baik itu mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan aktif ataupun secara lembaga yang berada di bawah naungan IKIP Siliwangi diperbolehkan menggunakan akun institusi Google Workspace.
Unit/lembaga, kegiatan, dan jurnal yang memiliki ketetapan atau penugasan dari pimpinan Universitas atau unit/lembaga yang menaunginya.
Deskripsi Umum Akun Email Institusi
Akun institusi mengacu pada layanan email dari Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi melalui Google Workspace, yang mencakup Google Mail (Gmail), Google Drive (Gdrive), dan produk Google Workspace for Education. Akun institusi berfungsi sebagai sarana komunikasi bagi seluruh komunitas IKIP Siliwangi, termasuk unit/lembaga, kegiatan, jurnal, mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan. Penggunaan akun ini dapat bermanfaat untuk keperluan korespondensi dan akses internal maupun eksternal. Fasilitas email ini dapat diakses oleh semua anggota aktif IKIP Siliwangi yang telah terdaftar secara resmi.
Kebijakan Umum Penggunaan
Kebijakan penggunaan layanan akun institusi ini ditetapkan untuk mengatur batasan yang jelas terkait dengan hal-hal yang tidak diizinkan bagi pengguna dalam menggunakan layanan akun institusi. Pengguna diharapkan untuk tidak menggunakan akun institusi baik dengan sengaja maupun tidak dalam kaitannya dengan:
Akun institusi hanya boleh digunakan oleh anggota aktif dan terdaftar secara resmi dari Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi.
Anggota IKIP Siliwangi yang dimaksud melibatkan mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, dan pemangku jabatan.
Tidak diperkenankan untuk memberikan informasi akun institusi dan kata sandi kepada pihak lain selain pemilik akun.
Pemilik akun bertanggung jawab atas kerahasiaan akun email dan kata sandi.
Setiap kelalaian yang dilakukan oleh pemilik akun di luar tanggung jawab admin akun institusi.
Segala informasi yang masuk dan keluar dari akun email pengguna menjadi tanggung jawab dan risiko dari pemilik akun email.
Akun institusi (serta seluruh layanan Google Workspace) tidak diizinkan untuk digunakan dalam:
Kegiatan yang melanggar hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia atau hukum yang berlaku di wilayah yang bersangkutan serta hukum Internasional.
Kegiatan komersial, termasuk mengiklankan produk dan jasa yang tidak memiliki izin resmi dari IKIP Siliwangi.
Menyimpan dan menyebarkan konten pornografi, perjudian, SARA, penghinaan, penistaan, kesusilaan umum, dan konten ilegal lainnya.
Melakukan skema ponzi, piramida, penipuan, dan berbagai bentuk penipuan lainnya.
Menyimpan perangkat lunak, video, musik, atau produk digital lainnya yang melanggar hak cipta.
Menghubungkan dengan situs, publikasi, atau layanan yang berpotensi merusak nama baik Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi.
Kebijakan Khusus Penggunaan
Kebijakan penggunaan layanan akun institusi ini dirancang untuk menyediakan panduan terkait spesifikasi penggunaan Layanan akun institusi bagi para pengguna. Berikut adalah poin-poin kebijakan yang perlu diperhatikan:
Pemilikan Akun Institusi
Penggunaan layanan akun institusi berlaku bagi semua anggota sivitas IKIP Siliwangi selama masih dalam status aktif. Proses penghapusan email akan dilakukan secara berkala per satu tahun pada bulan Desember. Bagi anggota sivitas yang dinyatakan lulus atau purnatugas pada bulan Desember atau setelahnya, penghapusan akan dilaksanakan pada bulan Desember tahun berikutnya.
Kewajaran Aktivitas Akun Institusi
Penilaian kewajaran penggunaan akun institusi didasarkan pada dua indikator utama. Indikator tersebut melibatkan penggunaan akun institusi sesuai dengan batasan penggunaan storage dan rentang keaktifan email. Batasan penggunaan storage mencakup ukuran maksimal kapasitas storage Gmail, Gdrive, dan Google Photo yang dimiliki oleh satu akun, dengan merujuk pada batasan ukuran yang dianggap wajar.
Rentang keaktifan email merujuk pada pola penggunaan email berdasarkan durasi waktu ketika email aktif digunakan. Semakin lama email tidak diakses dan tidak digunakan secara aktif, semakin dianggap tidak wajar. Batas wajar yang telah ditetapkan adalah tidak aktif maksimal selama 1 tahun. Jika melebihi batas tersebut, hal tersebut dianggap sebagai penggunaan yang tidak wajar.
Prosedur Penanganan Pelanggaran Kebijakan
Notifikasi melalui surat elektronik.
Penerapan suspensi selama jangka waktu maksimal 6 bulan. Apabila tidak ada usaha untuk mengembalikan akun, maka penghapusan permanen akan dilakukan secara otomatis.
Pengakhiran layanan melalui tindakan penghapusan akun secara permanen.
Konsekuensi yang timbul akibat penanganan pelanggaran kebijakan sesuai prosedur menjadi sepenuhnya tanggung jawab pengguna.
Sistem Penamaan Akun Institusi IKIP Siliwangi
Dalam penentuan nama akun institusi menggunakan pedoman umum berikut:
Akun institusi IKIP Siliwangi merupakan representasi dari lembaga IKIP Siliwangi, sehingga penamaannya harus sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku di institusi IKIP Siliwangi.
Nama akun institusi harus bersifat singkat dan tidak terlalu panjang, idealnya tidak melebihi 20 karakter, termasuk simbol pemisah seperti titik (“.”), strip/dash (“-”), dan garis bawah “_”.
Secara khusus, penamaan akun institusi Google Workspace dapat mengikuti ketentuan sebagai berikut:
Nama resmi dari unit/lembaga digunakan sebagai basis penamaan akun email resmi. Contohnya: it@ikipsiliwangi.ac.id, humas@ikipsiliwangi.ac.id.
Penamaan akun email unit/lembaga tidak perlu mencantumkan unit/lembaga yang menaunginya, kecuali jika terdapat unit/lembaga yang serupa di beberapa lokasi. Contohnya: keamanan@ikipsiliwangi.ac.id, pgsd@ikipsiliwangi.ac.id, akademik_fip@ikipsiliwangi.ac.id.
Akun email kontak pejabat tidak boleh merujuk pada identitas pribadinya, tetapi harus mencerminkan jabatan atau fungsi di unit tersebut. Contohnya: rektor@ikipsiliwangi.ac.id, dekan.fip@ikipsiliwangi.ac.id.
Penamaan akun email untuk kegiatan tidak harus mencakup tahun. Contohnya: ilec@ikipsiliwangi.ac.id, ictlt@ikipsiliwangi.ac.id, ikip-upsi@ikipsiliwangi.ac.id.
Nama akun email individu disarankan menggunakan nama resmi, inisial, atau NIM (untuk mahasiswa) dan NIDN (untuk dosen), dan tidak boleh mencakup unsur nama yang tidak relevan dengan identitas resmi. Contohnya: fulan@ikipsiliwangi.ac.id, 2345678@ikipsiliwangi.ac.id, fulan2345678@ikipsiliwangi.ac.id.
Tanggung Jawab Pengguna
Pemilik akun bertanggung jawab penuh dengan isi materi dan pengelolaannya. Jika pengguna mewakili pihak lain dalam hal ini ada pengelola atau operator khusus yang mengelola akun email, maka pihak tersebut juga dianggap bertanggung jawab.
Pelanggaran Kebijakan
Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi memiliki hak untuk menghentikan layanan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan menghapus akun jika terdapat pelanggaran penggunaan, masalah keamanan sistem, atau aktivitas ilegal, termasuk publikasi materi yang melanggar hak cipta orang lain.
Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi tidak bertanggung jawab atas kerugian materiil dan imateriil yang dialami oleh pengguna akibat kelalaian pengguna, peretasan, dan penghentian layanan karena pelanggaran kebijakan penggunaan.
Pihak Google dapat melakukan pembatasan atau penghentian layanan secara langsung tanpa berkoordinasi dengan Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi.
Prosedur Pembuatan Akun Institusi
Tenaga Struktural IKIP Siliwangi
Pendaftaran akun email untuk tenaga struktural dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT atau daring dengan mengisi form ini.
Lembaga/Unit/Kegiatan/Jurnal
Pendaftaran akun email untuk kegiatan dan jurnal dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT
Tenaga Kependidikan/Dosen
Pendaftaran akun email untuk tenaga kependidikan/dosen dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT atau Bagian Administrasi Kepegawaian. Jika dilakukan secara daring, wajib mencantumkan bukti identitas dan surat permohonan dari pimpinan program studi.
Mahasiswa
Pendaftaran akun email untuk mahasiswa dilakukan secara konvensional melalui Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi dan/atau Pusat TIK di kampus daerah. Pembuatan email mahasiswa tidak dilayani secara daring.